Elige dos o tres fuentes de clientes potenciales
HousingWire identifica varios lugares de donde los agentes obtienen clientes potenciales: su esfera de influencia, referidos, open houses, eventos comunitarios, redes personales, redes sociales, sitios web y servicios pagados de clientes potenciales. Usa esta tabla para reducir las opciones según el trabajo que cada una requiere de ti.
| Fuente de clientes potenciales | Elígela cuando | Trabajo que debes mantener | Ruta de registro |
|---|---|---|---|
| Esfera de influencia y referidos | Tienes personas con quienes puedes comunicarte directamente y te sientes cómodo pidiéndoles que te presenten a otras | Conversaciones, seguimientos y respuestas a las presentaciones | Dirige cada presentación a tu lista principal de clientes potenciales |
| Open houses o eventos comunitarios | Puedes organizar eventos en la zona que atiendes y dar seguimiento a los asistentes | Promoción, registro o lista de asistencia, organización y seguimiento | Usa un solo formulario de registro que alimente tu lista de clientes potenciales |
| Redes sociales | Puedes publicar contenido local útil y monitorear comentarios, formularios y mensajes directos | Creación de contenido, revisión de comentarios y respuestas individuales | Envía los comentarios, mensajes y formularios recibidos a la misma lista de clientes potenciales |
| Sitio web | Tu sitio ofrece a los visitantes un motivo claro para comunicarse contigo | Revisión de formularios, actualizaciones de páginas y respuestas | Conecta cada formulario de consulta con tu lista de clientes potenciales y tus notificaciones |
| Servicio pagado de clientes potenciales | Tienes un mercado definido, un presupuesto de prueba y tiempo para cultivar tanto a los prospectos activos como a los que están en una etapa inicial | Evaluación del proveedor, respuesta a los clientes potenciales, seguimiento continuo y control de gastos | Envía las entregas del proveedor directamente a tu lista de clientes potenciales |
- Descarta cualquier fuente que llegue con frecuencia a personas fuera de tu área de servicio o especialidad.
- Descarta cualquier fuente cuyo trabajo rutinario no se ajuste al tiempo que tienes disponible para buscar clientes y darles seguimiento.
- Elige una fuente basada en relaciones, como los referidos o tu esfera de influencia.
- Elige una fuente basada en actividades, como eventos, redes sociales o un sitio web.
- Agrega una tercera fuente pagada o experimental solo cuando las primeras dos cuenten con un proceso confiable de registro y asignación.
Dale a cada fuente una sola ruta de registro
Un cliente potencial debe convertirse en un registro en lugar de quedarse en una lista de asistencia, una bandeja de mensajes directos, un buzón de voz o una cadena de correos electrónicos. Puedes usar un CRM, una hoja de cálculo u otra lista compartida. La herramienta específica importa menos que usar los mismos campos obligatorios para todas las fuentes.
- Fecha y hora de recepción
- Nombre
- Número de teléfono, dirección de correo electrónico o canal de contacto proporcionado
- Fuente del cliente potencial
- Propiedad, zona o tema que motivó la consulta
- Lo que solicitó la persona
- Responsable asignado
- Estado actual
- Última respuesta o intento de respuesta
- Próxima acción y fecha programada
Define la ruta de cada fuente antes de ponerla en marcha: identifica dónde aparece inicialmente la consulta, cómo entra en la lista de clientes potenciales, quién recibe la alerta y quién verifica que el registro esté completo. Envía una consulta de prueba por cada formulario y ruta de entrega para que puedas ver el proceso desde la perspectiva del cliente potencial.
Si las redes sociales son una de tus fuentes, Reddy puede conectarse con una herramienta existente que convierta comentarios en mensajes directos, como ManyChat, InstantDM, Inrō o Zapier. Cada cliente potencial recopilado por esa herramienta se convierte en un Cliente en el pipeline del agente, y Reddy alerta al agente en el chat. La herramienta conectada envía el mensaje directo; Reddy no le escribe al cliente potencial sin la aprobación del agente.
Asigna la respuesta antes de que lleguen los clientes potenciales
Establece una regla de respuesta para cada fuente. Indica quién es el responsable principal, quién es la persona de respaldo, dónde aparecen las alertas y cómo marca el responsable una consulta como atendida. Incluso un agente que trabaja solo necesita un plan de respaldo para las citas, los traslados, los showings y el tiempo que pase lejos del teléfono.
- Responsable principal: la persona encargada de la primera respuesta
- Respaldo: la persona o el proceso que se utiliza cuando el responsable no está disponible
- Canal de alertas: el único lugar que el responsable debe monitorear
- Estándar de respuesta: el horario que puedes mantener de manera realista
- Señal de finalización: el estado o la nota que indica que se intentó responder
- Regla de escalamiento: lo que ocurre cuando un cliente potencial sigue sin asignarse o sin recibir respuesta
Para las consultas telefónicas, Reddy puede contestar las llamadas realizadas a la línea de Reddy del agente y guardar un registro de lo que se dijo para que el agente lo lea después. Si usas algún sistema de respaldo, prueba la experiencia de quien llama y confirma quién es responsable del siguiente paso.
Usa una primera respuesta que inicie una conversación
Prepara un mensaje breve que puedas adaptar a la consulta. Reconoce qué motivó el contacto, haz una o dos preguntas útiles y ofrece un siguiente paso claro.
Hola, [nombre]. Soy [tu nombre] de [firma de bienes raíces]. Gracias por comunicarte acerca de [propiedad o tema]. ¿Buscas comprar, vender o alquilar, y en qué zona te estás enfocando? Puedo llamarte a [primera opción] o [segunda opción], o podemos seguir hablando por aquí. ¿Qué te conviene más?
Personaliza la información entre corchetes antes de enviar el mensaje. Registra la respuesta o el intento de contacto en el registro del cliente potencial y luego programa la próxima acción en lugar de dejar la conversación en tu bandeja de entrada. Antes de agregar a alguien a una secuencia automatizada de mensajes, verifica los permisos que recopilaste y las políticas de tu firma de bienes raíces.
Evalúa las fuentes antes de agregar otra
Elige una fecha de evaluación cuando selecciones las fuentes. En esa fecha, revisa los registros en lugar de confiar en tu memoria. HousingWire señala que los resultados de la generación pagada de clientes potenciales son impredecibles y pueden verse afectados por las condiciones locales, el momento y la rapidez de respuesta, por lo que la cantidad total de clientes potenciales por sí sola no indica si una fuente es adecuada para tu negocio.
| Medida | Qué registrar | Decisión que respalda |
|---|---|---|
| Clientes potenciales recibidos | La cantidad de registros completos de clientes potenciales provenientes de cada fuente | Si la ruta de registro está funcionando y cuánto volumen genera |
| Clientes potenciales respondidos | Registros con una respuesta o un intento de respuesta documentado | Si tu proceso de respuesta puede manejar la fuente |
| Consultas pertinentes | Personas cuya ubicación y necesidades se ajustan al mercado que atiendes | Si la fuente está llegando al público previsto |
| Conversaciones y citas | Los siguientes pasos producidos por cada fuente | Si debes mantener, ajustar o pausar la fuente |
| Dinero gastado | Tarifas de proveedores y otros gastos directos de la campaña | Si una fuente pagada todavía se ajusta a tu presupuesto |
- Mantén una fuente cuando llegue a las personas que atiendes y puedas sostener el trabajo de seguimiento que requiere.
- Corrige la ruta de registro cuando las consultas aparezcan en bandejas de entrada dispersas o lleguen sin suficiente información de contacto.
- Cambia la asignación de responsabilidades cuando los clientes potenciales se registren, pero deban esperar repetidamente para recibir una respuesta.
- Pausa una fuente cuando su carga de trabajo supere el tiempo que le asignaste.
- Agrega otra fuente solo después de poder demostrar quién registra, asume la responsabilidad, responde y evalúa sus clientes potenciales.
Lista de verificación para configurar tus fuentes de clientes potenciales
- Elige dos fuentes principales de clientes potenciales y, si tienes capacidad, una fuente experimental.
- Anota el público, el área de servicio, el trabajo rutinario y el presupuesto de cada fuente.
- Crea una sola lista de clientes potenciales con los campos obligatorios de contacto, fuente, responsable, estado y próxima acción.
- Conecta con esa lista cada formulario, bandeja de entrada, registro de eventos, entrega de proveedores y ruta telefónica.
- Asigna un responsable principal y una persona de respaldo para cada fuente.
- Guarda y personaliza el mensaje de primera respuesta.
- Prueba cada ruta de registro con una consulta de ejemplo.
- Elige una fecha de evaluación y registra las medidas que compararás.
- No pongas en marcha otra fuente hasta que las actuales cuenten con un proceso funcional de registro y respuesta.
