Copia esta hoja de registro para tu open house
La guía para open houses de Colibri Real Estate identifica cinco datos esenciales: el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del visitante, además de la fecha del open house y la dirección de la propiedad. Imprime la fecha y la dirección de la propiedad en la parte superior para que los visitantes no tengan que escribirlas repetidamente.
| Campo | Formato de respuesta | Quién lo completa |
|---|---|---|
| Dirección de la propiedad | Dirección preimpresa | Agente |
| Fecha del open house | Fecha preimpresa | Agente |
| Nombre | Respuesta escrita breve | Visitante |
| Correo electrónico | Respuesta escrita breve | Visitante |
| Número de teléfono | Respuesta escrita breve | Visitante |
| Método de seguimiento preferido | Correo electrónico, mensaje de texto o llamada | Visitante |
| ¿Está trabajando con un agente de bienes raíces? | Sí, no o prefiere hablarlo | Visitante |
| ¿Cuándo planea comprar? | De 0 a 3 meses, de 3 a 6 meses, más de 6 meses o apenas está investigando | Visitante |
Colibri Real Estate sugiere posibles preguntas de calificación sobre si el visitante está trabajando con un agente, cuándo planea comprar, si también necesita vender, qué tipo de vivienda busca y si quiere recibir propiedades similares. La guía recomienda que estas preguntas sean breves y que se usen casillas o respuestas de opción múltiple en lugar de exigir respuestas escritas detalladas.
Prepara el punto de registro
- Imprime la dirección de la propiedad y la fecha en la parte superior de cada hoja de registro.
- Coloca el formulario cerca de la entrada, donde puedas recibir a los visitantes y presentárselo.
- Proporciona bolígrafos que funcionen y ten cerca una copia adicional de la hoja.
- Si usas un formulario digital, prueba todos los campos y el envío antes de abrir las puertas.
- Coloca la tableta en un soporte o muestra un código QR claramente identificado.
- Usa una página aparte para las observaciones que no quieras que vean los visitantes.
Colibri Real Estate recomienda colocar el formulario de registro en un lugar visible donde los visitantes se detengan naturalmente. Su guía también aconseja a los agentes limitar los campos obligatorios, usar casillas cuando sea posible, proporcionar bolígrafos para los formularios impresos y probar los formularios digitales antes del open house.
Usa una presentación breve y directa: “Bienvenido. Por favor, regístrese antes de recorrer la propiedad para que pueda enviarle cualquier información que solicite”. Si prefieres comenzar con una conversación, recibe al visitante, pregúntale qué lo motivó a venir y luego preséntale el formulario.
Agrega una nota de seguimiento para cada visitante
El formulario te indica cómo comunicarte con una persona. Tus notas te indican qué decirle. En cuanto tengas un momento libre, agrega una nota breve y una próxima acción junto a la información de cada visitante.
- Característica, habitación o inquietud específica que mencionó
- Tipo de vivienda, zona o rango de precio que describió
- Información que pidió que le enviaras
- Si solicitó propiedades similares
- Si quiere programar otra visita
- Su método de contacto preferido
- Tu próxima acción
| Nota sobre el visitante | Próxima acción |
|---|---|
| Preguntó cuántos años tiene el techo | Buscar la información disponible sobre la propiedad y responder la pregunta |
| Le gustó la distribución, pero necesita otro dormitorio | Pedir permiso para enviarle viviendas similares con otro dormitorio |
| Quiere regresar con un familiar | Ofrecer coordinar una visita privada |
| Todavía está investigando y prefiere el correo electrónico | Enviar por correo electrónico un breve agradecimiento y los detalles solicitados sobre la propiedad |
Completa el proceso de seguimiento en 24 horas
Considera las 24 horas posteriores al open house como tu plazo operativo. La guía de Colibri Real Estate recomienda comunicarte lo antes posible y, cuando sea posible, el mismo día.
- Revisa cada registro antes de terminar la jornada laboral.
- Relaciona a cada visitante con la nota que tomaste durante el open house.
- Elige una próxima acción: responder una pregunta, enviar información sobre la propiedad, ofrecer listados similares o invitar al visitante a coordinar una visita privada.
- Redacta un mensaje breve que mencione la propiedad y un detalle específico de la conversación.
- Envía el mensaje mediante el método de contacto indicado por el visitante.
- Registra la fecha, el canal, el mensaje y la próxima acción en tu registro de seguimiento.
Colibri Real Estate enumera varias opciones útiles de seguimiento: un agradecimiento, información adicional sobre la propiedad, listados similares que coincidan con los intereses del visitante, una invitación para programar una visita privada o una llamada o mensaje de texto para responder preguntas. Elige la opción que corresponda a lo que el visitante comentó o solicitó.
Si redactar los correos electrónicos es el cuello de botella, Reddy puede preparar un borrador en tu buzón conectado para los destinatarios que indiques. Tú revisas el borrador y lo envías desde tu propio correo electrónico.
Usa un mensaje que corresponda a la conversación
Mantén el mensaje centrado en la conversación que tuviste con el visitante durante el open house. Reemplaza todos los elementos entre corchetes antes de enviarlo.
Hola, [nombre]. Gracias por visitar [dirección de la propiedad] hoy. Mencionó [detalle específico o pregunta]. Aquí tiene [la información solicitada]. ¿Le gustaría volver a ver la vivienda o hay alguna otra pregunta que pueda responder?
Usa esta versión cuando el visitante quiera ver viviendas con características diferentes:
Hola, [nombre]. Gracias por visitar [dirección de la propiedad]. Mencionó que está buscando [tipo de vivienda, zona o característica]. Puedo enviarle una lista breve de propiedades similares. ¿Le sería útil?
Usa esta versión cuando el visitante haya solicitado otra visita:
Hola, [nombre]. Gracias por visitar [dirección de la propiedad]. Comentó que quizá quiera volver a ver la vivienda con [persona o propósito mencionado]. Si le parece bien, envíeme algunos horarios que le convengan y puedo ayudarle a coordinar una visita privada.
Mantén un registro de seguimiento sencillo
Tu hoja de registro indica quién asistió. Un registro de seguimiento documenta lo que ocurrió después. Usa una hoja de cálculo, un CRM u otro sistema que ya consultes.
| Visitante | Interés o pregunta | Canal de seguimiento | Enviado | Próxima acción |
|---|---|---|---|---|
| Nombre del visitante | Pregunta o información solicitada | Correo electrónico, mensaje de texto o llamada | Fecha y hora | Acción y fecha prevista |
- Se revisó cada registro completado.
- Cada visitante tiene una nota de la conversación o una solicitud indicada.
- Se revisó la información de contacto para detectar errores evidentes de transcripción.
- Se envió un mensaje personalizado en un plazo de 24 horas.
- Se registraron la fecha y el canal de envío.
- Se documentó cualquier información prometida o próxima acción.
Cuando cada fila tenga una hora de envío o un motivo documentado para no enviar un mensaje, el seguimiento del open house estará completo.
