Paso 1: Saca todas las fechas el día que se firma el contrato
Lee el contrato firmado el mismo día que regresa y anota cada plazo con su fecha. Empieza por la fecha de vigencia y revisa cómo cuenta los días tu formulario: días calendario o hábiles, y si un plazo que cae en fin de semana o feriado se mueve. Esa regla cambia de un estado a otro y de un formulario a otro, así que lee el tuyo en lugar de suponer.
Lo haces tú
- Confirmar la fecha de vigencia con el otro agente
Lo delegas
- Leer el contrato y anotar cada plazo con su fecha
- Archivar el contrato en el registro del cliente
Paso 2: Dale un responsable a cada fecha
Cada fecha le pertenece a alguien: el comprador envía el depósito, el inspector entrega su informe, el prestamista emite el compromiso y la compañía de título aclara el título. Escribe el responsable junto a cada fecha y la prueba que la cierra, como el recibo del depósito o la carta de compromiso del préstamo.
Lo haces tú
- Decirle a tu cliente qué fechas le tocan a él
Lo delegas
- Una lista de cada fecha con su responsable y la prueba que la cierra
Paso 3: Pon recordatorios antes de cada fecha, no ese día
Un recordatorio el día del plazo llega tarde para actuar. Ponlo con tiempo para hacer algo: unos días antes de que termine el periodo de inspección hay tiempo para negociar reparaciones, y una semana antes del plazo de financiamiento hay tiempo para insistirle al prestamista.
Lo haces tú
- Negociar cuando llega la inspección o el avalúo
Lo delegas
- Recordatorios antes de cada plazo
- Correos de estado al prestamista y a la compañía de título, en borrador para que los envíes
Paso 4: Consigue la prueba de que cada paso se cerró
Que pase una fecha no es lo mismo que se cierre un paso. Pide el documento que lo prueba: el recibo del depósito, el acuerdo de reparaciones o la renuncia, el compromiso del préstamo, el clear to close. Archiva cada uno en la operación, para responder cualquier pregunta en segundos.
Lo haces tú
- Firmar y aprobar cambios al contrato
Lo delegas
- Pedirle estado y pruebas a la compañía de título, al prestamista y al otro agente
- Archivar cada documento en la operación
Paso 5: Revisa todas tus operaciones una vez a la semana
Una operación cabe en la cabeza. Cuatro a la vez es donde las fechas chocan. Una vez a la semana, mira todos los plazos de las próximas dos semanas en todas tus operaciones y llama a quienes tienen una fecha en riesgo.
Lo haces tú
- Las llamadas cuando algo se está atrasando
Lo delegas
- Una sola lista con todos los plazos de tus operaciones, ordenada por fecha
Dónde entra Reddy
Envíale a Reddy un contrato firmado por el chat o por correo. Lo lee, anota la fecha de vigencia, la fecha de cierre y los plazos que encuentra, y archiva el contrato en el registro de ese cliente, para que puedas preguntarle cualquier fecha después. Revisa cada fecha antes de contar con ella.
También puede llamar a la compañía de título o al prestamista para pedir el estado, después de que apruebes el propósito de la llamada y sus preguntas.