Paso 1: Responde el correo a horas fijas
Elige dos o tres momentos al día para trabajar el correo, como a media mañana, después del almuerzo y antes de terminar, y cierra el correo entre uno y otro. Las excepciones son los correos que no pueden esperar: un prospecto nuevo y un trato con una fecha límite hoy. Pon alertas solo para esos remitentes, así el resto puede esperar al siguiente momento sin que te preguntes qué te estás perdiendo.
Lo haces tú
- Elegir tus horas de correo y tus excepciones
Lo delegas
- Marcar los prospectos nuevos y los correos con fecha límite cuando llegan
Paso 2: Dale a cada correo uno de cuatro destinos
En cada momento, cada correo recibe uno de cuatro destinos. Respóndelo ya si la respuesta toma dos minutos. Escribe un borrador si requiere pensarlo. Pásalo si le toca a otra persona, como una pregunta del prestamista que lleva tu coordinador de transacciones. Archívalo si no necesita nada. Un correo sin leer no está esperando, está sin decidir, y el correo sin decidir es lo que llena la bandeja de entrada.
Lo haces tú
- Las respuestas de dos minutos
- Decidir qué correos te necesitan a ti
Lo delegas
- Borradores de respuesta para los correos que requieren pensarlo
- Pasarle cada correo a quien le toca
Paso 3: Ten una plantilla para cada correo que envías cada semana
Mucho de lo que envías dice una de unas pocas cosas. Escribe una plantilla para cada una y llena los datos cada vez. Tres para empezar. Un prospecto nuevo: "Hola, [nombre], gracias por escribirme sobre [dirección]. Puedo mostrártela el [día] a las [hora] o a las [hora]. ¿Qué te queda mejor?" Una solicitud de documento: "Hola, [nombre], para mantenernos dentro del plazo necesito [documento] antes del [fecha]. Puedes responder a este correo con el archivo adjunto." Una actualización: "Hola, [nombre], te cuento cómo va [dirección]: [qué pasó]. Lo siguiente es [siguiente paso] antes del [fecha]. Por ahora no necesitas hacer nada." Agrega una plantilla por cada correo que te descubras escribiendo dos veces.
Lo haces tú
- Escribir cada plantilla una vez, con tus propias palabras
Lo delegas
- Llenar los datos de cada correo
Paso 4: Delega el borrador, quédate con el envío
La parte lenta del correo es escribir, no leer. Delega el primer borrador de cada respuesta, hecho a partir del correo, de tu plantilla y de lo que sabes del trato, y quédate con el botón de enviar. Lee cada borrador antes de que salga y escribe tú todo lo que tenga que ver con precio, condiciones o consejos. Cuando los borradores ya suenan a ti, tu parte es leer y enviar.
Lo haces tú
- Leer cada borrador y enviarlo
- Todo lo que tenga que ver con precio, condiciones o consejos
Lo delegas
- El primer borrador de cada respuesta
Paso 5: Termina el día sin nada por decidir
En el último momento del día, revisa lo que queda. Cada correo termina el día con una respuesta, un borrador, un recordatorio de cuándo lo vas a responder o un lugar en una carpeta. Todo lo que prometiste hoy, como un documento o una llamada de vuelta, va a la lista de mañana. Esta última revisión es lo que evita que el correo de mañana empiece atrasado.
Lo haces tú
- La última mirada antes de terminar
Lo delegas
- Un recordatorio para cada correo que vas a responder mañana
- La lista de mañana con lo que prometiste hoy
Dónde entra Reddy
Reddy escribe tus respuestas como borradores en tu propio correo, para las personas que indicas, y no las envía: tú revisas cada borrador y lo envías desde tu propio correo. Dile cómo respondes un correo que recibes cada semana y lo sigue la próxima vez que llegue ese trabajo.
El precio, las condiciones y los consejos siguen siendo tuyos.