Paso 1: Anota una semana de tu trabajo
Durante una semana, anota cada tarea mientras la haces, con más o menos cuánto tiempo te tomó. Después marca cada una. Algunas tareas te necesitan a ti: los consejos, el precio, la negociación, las visitas y las llamadas en las que un cliente decide confiar en ti. Algunas necesitan una licencia, y tu estado y tu bróker deciden cuáles. Todo lo demás es trabajo administrativo, y eso es lo que delegas.
Lo haces tú
- Marcar qué tareas te necesitan a ti o a tu licencia
Lo delegas
- Sumar las horas de cada grupo al final de la semana
Paso 2: Divide lo administrativo: el trato y el negocio
Lo administrativo del trato empieza cuando se firma un contrato y termina en el cierre: abrir el expediente, seguir cada fecha límite, juntar firmas y documentos, y mantener en movimiento al prestamista, a la compañía de título y al agente de la otra parte. Lo administrativo del negocio es todo lo que trae el siguiente trato: el correo, la agenda, el CRM, los prospectos nuevos, la carga de listados y tu marketing. Pon cada tarea administrativa de tu lista en uno de los dos grupos. Una tarea que cabe en los dos, como poner al día a un cliente durante un trato, va con el trato.
Lo haces tú
- Decidir a qué grupo va cada tarea
Lo delegas
- Convertir cada grupo en una lista que otra persona pueda seguir
Paso 3: Pásale el expediente del trato a un coordinador de transacciones
El trabajo de un coordinador de transacciones es llevar un contrato firmado hasta un trato cerrado sin que se pase nada. Abre el expediente, arma el calendario de fechas límite a partir del contrato, envía y junta los documentos que necesita cada parte, mantiene al prestamista, a la compañía de título y al agente de la otra parte dentro del plazo, y deja el expediente completo para la revisión de tu bróker. Los consejos y la negociación siguen siendo tuyos: cuando llega el informe de la inspección, la solicitud de reparaciones la decides tú.
Lo haces tú
- La solicitud de reparaciones, la negociación y cada llamada en la que un cliente necesita un consejo
Lo delegas
- El calendario de fechas límite de cada trato
- Juntar firmas y documentos
- Las consultas de estado con el prestamista, la compañía de título y el agente de la otra parte
Paso 4: Pásale lo administrativo del negocio a un asistente virtual
Un asistente virtual mantiene en marcha el resto del negocio mientras tú estás con clientes. El trabajo de siempre: ordenar el correo y escribir borradores de respuestas, llevar la agenda, registrar prospectos nuevos y actualizar el CRM, cargar listados, programar publicaciones y enviar mensajes a clientes anteriores. Un buen asistente aprende tu forma de escribir, así que los borradores suenan a ti. Hasta que confíes en los borradores, ves primero todo lo que sale con tu nombre.
Lo haces tú
- Aprobar lo que sale con tu nombre
- Las llamadas
Lo delegas
- Ordenar el correo y escribir borradores de respuestas
- Actualizar la agenda y el CRM
- Cargar listados y programar publicaciones
Paso 5: Pon por escrito cada cosa antes de delegarla
Una tarea delegada que vive en tu cabeza falla la primera semana en que estás ocupado. Para cada tarea, anota qué la pone en marcha, los pasos, la plantilla o el ejemplo que hay que copiar y qué vuelve a ti para que lo apruebes. Revisa el trabajo una vez por semana durante el primer mes y, cuando algo salga mal, corrige lo que escribiste. Lo mismo que escribes sirve para un coordinador de transacciones, un asistente virtual o un software, y es lo primero que actualizas cuando cambias tu forma de trabajar.
Lo haces tú
- Revisar el trabajo una vez por semana durante el primer mes
Lo delegas
- Mantener al día lo que escribiste para cada tarea
Dónde entra Reddy
Reddy se encarga de parte de lo que delegas en las dos columnas, desde el chat que ya usas, por su cuenta o junto al asistente o al coordinador que ya tienes. Envíale un contrato firmado y te da las fechas y los plazos que encuentra. Dile cómo haces una tarea y lo sigue cuando llega ese trabajo.
Revisa cada fecha antes de confiar en ella. Los consejos, la negociación y tus clientes siguen siendo tuyos.