Correo de referido inmobiliario: presenta a tu cliente

La entrega en tres mensajes

Todo lo que sigue es el texto de esos tres mensajes y las pequeñas decisiones alrededor: qué va en el correo, qué se queda fuera y cómo cerrar el círculo sin estar encima de nadie.

Paso 1: Pide permiso y di qué vas a compartir

Vale la pena una llamada corta al agente que recibe antes de enviar el correo: así te enteras de si está tomando referidos en este momento y de si cubre los suburbios que tu cliente realmente está mirando. El correo sigue siendo lo que ambos pueden responder después.

Pregunta por el canal donde tu cliente ya te responde, mensaje de texto o correo. Dos cosas hacen que el pedido funcione: nombras al agente que tienes en mente y enumeras los datos específicos que piensas pasar.

Hola [nombre del cliente]: me comentaste que la mudanza a [ciudad] sería alrededor de [mes]. Con mucho gusto te presento a [nombre y apellido del agente], un agente que conozco allá. Antes de enviar nada: ¿está bien si comparto tu nombre completo, correo y celular, tus fechas, requisitos de búsqueda, rango de precio aprobado, zonas de interés, situación de tu vivienda actual y si ya tienes prestamista? Te voy a copiar en el correo para que veas exactamente lo que envié, y no lo mando hasta que me respondas. Además, ¿cuál es la mejor forma y el mejor horario para que [nombre del agente] te contacte?

Si la respuesta es "sí, pero no incluyas el presupuesto", deja el presupuesto fuera y aclara en el correo que el cliente hablará de números en la llamada. Si no te responde, todavía no tienes permiso. Pregunta una vez más por otro canal y luego déjalo así.

Paso 2: El correo de presentación

Un solo correo, con el agente que recibe en el campo Para, tu cliente en copia y un asunto que le diga al agente de qué se trata antes de abrirlo. El cuerpo cumple tres funciones: presentar a las personas, entregar los datos necesarios para una primera llamada y nombrar el siguiente paso.

Asunto: Presentación - [nombre y apellido del cliente], se muda a [ciudad] en [mes]

Hola [nombre del agente]:

Quiero presentarte a [nombre y apellido del cliente], en copia aquí. [Nombre del cliente] se está mudando a [ciudad] y espera estar buscando casa para [mes]. Me pidió hacer esta presentación.

Lo básico, compartido con su autorización:

• Fechas: [llegada o inicio de la búsqueda en el mes; fin del contrato de renta o fecha de presentarse al trabajo, si aplica]
• Qué buscan: [tipo de propiedad, recámaras, requisitos indispensables]
• Rango de precio: [rango, o "ellos verán los números contigo directamente"]
• Zonas en su lista: [vecindarios o área general]
• De este lado: [ponemos su casa actual en el mercado el día X / ya está bajo contrato, cierre el día X / no tienen nada que vender]
• Financiamiento: [trabajan con un prestamista / agradecerían una recomendación]
• Mejor forma de contacto: [teléfono o correo], [días y horarios]

[Nombre del cliente]: [nombre del agente] trabaja en [ciudad/área] y te puede contar mucho más que yo sobre esos vecindarios.

[Nombre del agente]: por favor, contacta a [nombre del cliente] para el [día y hora acordados]. Después de una llamada o un intercambio de correos entre ambos, confirma que hablaron y qué siguiente paso acordaron. Con gusto respondo lo que necesites de este lado.

Gracias, [Tu nombre]

Qué va y qué se queda fuera

La prueba para cada línea: ¿el agente que recibe lo necesita para tener una primera llamada útil? Si no, puede esperar a que el cliente se lo cuente directamente.

• Va: nombre completo, forma y horarios de contacto preferidos, fechas de la mudanza, tipo de propiedad y requisitos indispensables, zonas de interés, si hay una casa por vender aquí y en qué punto está, si ya tienen prestamista
• Va: una línea sobre lo que sigues manejando de tu lado, para que el agente sepa a quién llamar por la casa actual
• No va: nada que tu cliente no haya autorizado cuando pediste permiso
• No va: detalles de sus finanzas más allá del rango que aprobaron: historial de crédito, ahorros, el monto de preaprobación con un prestamista en particular
• No va: las razones personales detrás de la mudanza, a menos que el cliente ya las haya puesto por escrito para los dos
• No va: el historial de negociación ni las frustraciones de su venta actual

Escribir el correo de manera que tu cliente pueda leer cada línea es la protección más simple que existe aquí.

Paso 3: Confirma el primer contacto

En esta lista, el primer contacto significa una llamada o un intercambio de correos entre ambos. Un intento de llamada, un mensaje de voz o la promesa de contactar no completa este paso.

• Anota la fecha en que enviaste la presentación, para que el seguimiento no dependa de tu memoria
• Si el agente no responde en unos días hábiles: manda un recordatorio breve en el mismo hilo
• Si el agente dice que ya contactó al cliente y no obtuvo respuesta: escríbele directamente a tu cliente en lugar de insistirle otra vez al agente
• Después de la primera llamada, pregúntale a tu cliente si sintió que había química, y ofrécele un segundo nombre si no fue así
• Después de que ambos confirmen que quieren seguir adelante, envía una nota de cierre con el siguiente paso acordado
• Pon un recordatorio en tu propio calendario para contactar al cliente después de la mudanza, igual que harías con cualquier seguimiento a clientes anteriores

Hola [nombre del agente]: solo doy seguimiento a la presentación que envié el [día]. ¿Tú y [nombre del cliente] ya tuvieron una conversación? ¿Qué siguiente paso acordaron? Si ahora mismo estás a tope de trabajo, no hay ningún problema, solo avísame para poder dirigirlos a otra persona.

Hola [nombre del cliente]: me alegra que tú y [nombre del agente] hayan hablado y que ambos quieran seguir adelante. El siguiente paso es [acción acordada, responsable y fecha]. Me hago a un lado de esta presentación. Yo sigo a cargo de [trabajo acordado de mi lado].

De dónde salió el nombre del referido

La sección de preguntas y respuestas de NAR del 9 de febrero de 2024 trata una situación distinta: usar información de un listing del MLS para ofrecer referidos de reubicación a clientes de otro REALTOR. Cita el Artículo 16 y las normas 16-3 y 16-18. Esa orientación no convierte una relación previa con el cliente en una excepción general.

La norma 16-18 citada limita el uso de información obtenida mediante ofertas de cooperación para referir a los clientes del broker que tiene el listing a otro broker. La excepción dice: