Paso 1: Capta cada prospecto en un solo lugar
Los prospectos llegan por teléfono, texto, correo, portales y mensajes en redes. Cuando caen en cinco lugares, el que revisas menos es el que se pierde. Decide un solo lugar donde termine cada prospecto nuevo, con su nombre, cómo contactarlo, de dónde vino y qué preguntó. Un prospecto que no está anotado ahí todavía no existe.
Lo haces tú
- Decidir qué fuentes cuentan como prospectos y dónde terminan todos
Lo delegas
- Anotar cada persona nueva con su fuente y su primer mensaje
- Detectar cuando la misma persona escribe dos veces
Paso 2: Responde rápido el primer mensaje
La primera respuesta decide si el prospecto sigue hablando contigo o con el siguiente agente al que escribió. No tiene que ser larga. Tiene que llegar pronto, responder lo que preguntó y ofrecer un momento para hablar. Ten una respuesta corta para tus primeros mensajes más comunes (una pregunta sobre una propiedad, una solicitud de visita, un "¿cuánto vale mi casa?") para que nada espere a que encuentres las palabras.
Lo haces tú
- La primera llamada o reunión
Lo delegas
- Una primera respuesta, lista para que la revises y la envíes
- Una nota por cada llamada perdida: quién llamó, qué quería y cuándo devolverle la llamada
Paso 3: Califica por teléfono, no por escrito
El plazo, el financiamiento, la zona y lo indispensable son una conversación. La gente te cuenta más por teléfono que en un formulario, y la llamada es donde decide confiar en ti. Lo que no tienes que hacer es pasarlo todo a limpio después.
Lo haces tú
- La conversación para calificar
Lo delegas
- Las notas de la llamada en el registro de la persona
- El siguiente paso y su fecha
Paso 4: Marca el ritmo de seguimiento por etapa
Un comprador que va a ver casas este fin de semana y un vendedor que piensa en la próxima primavera necesitan seguimientos distintos. Dale a cada etapa su propio ritmo, por ejemplo: a diario hasta la primera reunión, cada semana mientras busca activamente y cada mes mientras espera. Cada contacto debe llevar algo útil, como una propiedad nueva, un cambio de precio o la respuesta a algo que preguntó, no un "solo para saludar".
Lo haces tú
- Decidir en qué etapa está cada persona
- Las llamadas cuando alguien está listo para avanzar
Lo delegas
- Recordatorios cuando toca un contacto
- Borradores de seguimiento con algo útil dentro
Paso 5: Revisa una vez a la semana
Una vez a la semana, mira quién se quedó callado, quién cambió de etapa y quién necesita una llamada. Este es el paso que atrapa a todos los que el resto del sistema dejó pasar. Hazlo corto y termina con una lista de llamadas.
Lo haces tú
- Las llamadas de la lista
Lo delegas
- La lista en sí: quién se quedó callado, a quién le toca y quién no ha sabido de ti
Dónde entra Reddy
Reddy se encarga de parte de lo que delegas, desde el chat que ya usas. Contesta las llamadas en tu línea de Reddy y guarda un registro de lo que se dijo, y escribe las respuestas como borradores en tu propio correo, para que tú las revises y las envíes.
Las llamadas, las reuniones y las decisiones siguen siendo tuyas.